Visualizzazione della disponibilità di partecipanti e luoghi nel riquadro Suggerimenti

Quando si pianificano riunioni, è possibile vedere quando i partecipanti sono disponibili o occupati in modo da stabilire un orario in cui tutti possano intervenire. Quando si aggiungono partecipanti a un appuntamento, nel riquadro dei suggerimenti in Panoramica viene indicata la disponibilità dei partecipanti e di almeno una sala (luogo) in intervalli di 30 minuti. Il numero a destra dell'ora corrisponde a quello dei luoghi disponibili nell'orario in questione. È possibile cliccare su questo numero per visualizzare un elenco di luoghi consigliati oppure per selezionare un luogo. Il luogo selezionato viene aggiunto al campo Luogo nella pagina dell'appuntamento.

Nota: Le ubicazioni delle sale sono visualizzate se sono state configurate nella directory aziendale.

Il minicalendario indica la disponibilità dei partecipanti tramite codifica a colori.

• Il verde indica che tutti i partecipanti e almeno un luogo sono disponibili nei giorni in questione.

• L'arancione indica che non tutti possono partecipare, ma che più di metà delle persone e almeno un luogo sono disponibili. È possibile passare il cursore del mouse sulla data per visualizzare i nomi di massimo 10 persone non disponibili.

• Il rosso indica che più della metà dei partecipanti non può intervenire alla riunione nei giorni scelti.

Nell'esempio seguente, tutti i partecipanti sono disponibili per l'intero mese, tranne il 18 gennaio. In questa data è disponibile meno della metà delle persone.

Visualizzare i luoghi per l'organizzatore

Per trovare luoghi disponibili in qualità di organizzatore, apri la pagina di un appuntamento e prima di aggiungere un inviato, nell'area degli orari consigliati del riquadro Panoramica clicca su Mostra suggerimenti per.(data).

Gestione dell'output dei suggerimenti

È possibile configurare la modalità di visualizzazione delle informazioni nel riquadro dei suggerimenti. Per impostazione predefinita, viene visualizzata la disponibilità di partecipanti e luoghi non appena si immette il nome del prima partecipante nell'apposito campo. È possibile modificare l'impostazione predefinita e configurare altre preferenze della finestra di dialogo delle preferenze relative ai suggerimenti.