Informazioni sulla pianificazione di appuntamenti

Puoi creare appuntamenti, riunioni o eventi singoli o ricorrenti, vedere se i partecipanti sono liberi prima di invitarli, prenotare una sala e delle attrezzature e scrivere un messaggio da inviare come invito. È possibile salvare l'invito affinché venga inviato in un secondo momento. Quando clicchi su Invia, viene inviata una mail per invitare i partecipanti e riservare le risorse richieste.

Attività incluse nella pianificazione:

• Appuntamenti. Un appuntamento è un'attività pianificata che non prevede altre persone o risorse. e nella fase di pianificazione non prevede l'invio di mail di conferma. È possibile impostare appuntamenti ricorrenti e, grazie alla funzione Aggiunta rapida, rendere più veloce la creazione.

• Eventi. Un evento è un'attività che dura tutta la giornata. Gli eventi non vengono visualizzati con l'indicazione dell'ora nell'Agenda, ma appaiono al di sopra dell'Agenda.

• Riunioni. Le riunioni sono appuntamenti che coinvolgono altre persone. Quando crei una riunione, selezioni i partecipanti e le risorse invii loro un invito tramite email. È possibile riprogrammare una riunione e impostare riunioni ricorrenti.

Questi tre tipi di attività possono essere inseriti in diversi modi. Un appuntamento può essere pianificato da qualsiasi vista, ad eccezione di Preferenze. Per creare un appuntamento, segui una di queste procedure:

• Nella barra degli strumenti, clicca sulla freccia e seleziona Appuntamento. Questa icona è disponibile in qualsiasi vista, ad eccezione di Preferenze.

• Inserisci gli appuntamenti direttamente nell'Agenda. Clicca due volte o trascina il cursore sulla data e l'ora in un'Agenda. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Aggiunta rapida appuntamento.

• Clicca con il tasto destro del mouse sul minicalendario o sull'ora di inizio in una delle viste dell'Agenda. Puoi scegliere di creare un Nuovo appuntamento o un Nuovo appuntamento per tutto il giorno.

• Crea una copia di una riunione e modifica le informazioni. Clicca con il tasto destro del mouse sulla riunione da copiare e scegli Crea una copia.

• All'interno di un messaggio email, determinate parti del testo sono interpretate come date e danno la possibilità di creare un appuntamento con un clic del tasto destro del mouse. Parole come oggi, domani, un giorno della settimana o una data esatta vengono evidenziate nei messaggi e, se attraversate dal mouse, consentono di vedere se è stato pianificato un appuntamento. Clicca sul testo evidenziato per aprire l'Agenda.

• Trascina un messaggio su una data nel minicalendario. Verrà aperta la pagina Appuntamento con le informazioni del messaggio email. L'oggetto del messaggio diventa l'oggetto della riunione; gli indirizzi A: Cc: e Da: vengono aggiunti al campo dei partecipanti e il testo del corpo del messaggio al campo di testo dell'appuntamento.

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